受注処理の手作業を、確認だけ人が行う2段階の自動化に

01変わったこと

人が手を動かすのは、確認の1回だけ。

毎朝、受注メールを確認し、添付の Excel から販売管理システムへ手で入力していました。いまは仕組みが受注を読み取って一覧にし、担当者が確かめたら、残りを一括で済ませます。

BEFORE6つの手作業複数のアプリをまたぐ作業で、部分的にしか自動化できていなかった。担当者が不在になると業務が止まる（属人化）。

AFTER2段階の自動化

メール確認〜データの一覧化指定時刻に自動で起動

一覧を確認・⁠調整人の出番はここだけ

入力・⁠追記・完了報告一括で実行・⁠履歴を残す

人が手を動かす段6→1

FIG.6つの手作業を、確認だけ人が行う2段階の自動化に（事例資料の流れ）

021日の処理時間

時間はすべて1日あたりで、受注が1日⁠10件ある場合の数字です（事例資料）。

BEFORE約150分受注10件を1件ずつ手で

AFTER約10分一覧の確認だけ

03設計の考え方

完全に自動にすることもできました。それでも、確認の段を1つ残しています。

案 Aすべて自動担当者の操作なし

担当者の操作なしで完全に自動化できます。ただ、実務での柔軟な対応がしにくくなります。

案 B2段階採用

一覧を人が確かめてから、入力と報告を一括で行います。実務での柔軟な対応を考えて、この形にしました。操作の履歴も残すので、後から追えます。

この事例のポイント時間の削減より大きいのは、一定の確率で起きるヒューマンエラーをなくせることです。仕組みは決められた手順どおりに処理するので、漏れや見落としがありません。

04関連するサービス・次の事例

導入の相談だけでも構いません。