SHEET K-20-03
ラベル印刷業務
ラベル印刷を自動化し、年約780時間の手作業を削減見込み
| お客様 | ラベル印刷業務 |
|---|---|
| 支援した | 開発・ |
| 事 | PDF を |
01依頼の
始まりは、ミス だった。
依頼の
02課題
支援の前に あったこと。
- 他部署から
届く Excel の 依頼書を、 手入力で 転記して 印刷していた。 - 1案件ずつ
印刷する ため、 印刷待ちも 含めて 毎日 まとまった 作業時間が かかっていた。 - 転記ミスに
よる誤配送が 年に 数回発生し、 影響が 大きかった。
03支援内容
何を、なぜしたか。
業務の調査
- プリンタは Excel からの
データ読み込みに 対応できると 確認 - 依頼書は、
基幹システムの データと 作業指示書の データを 合わせた ものだと 確認 - ラベルの
見やすさに 改善の 要望が あった
Excel に組み込んだ仕組みによる改善
- 基幹システムから
ワンクリックで データを 取得 - 指定フォルダの
依頼書 Excel を 自動で 一括読み取り・統合 - 担当者が
確認・調整する ための チェックリストを 作成 - 1日分を
まとめて 一括で 印刷指示
04図で
仕事が、こう変わった 。
BEFORE手入力で
- 人 他部署から
依頼書 （Excel） - 人 手入力で
転記 転記ミスの危険 - 人 1案件ずつ
印刷 印刷待ちも含めて
AFTER取得・統合・
- 自動 基幹システムから
ワンクリックで 取得 - 自動 依頼書を
自動で 一括読み取り・統合 - 人 チェックリストで
確認・調整 - 自動 1日分を
まとめて 一括 印刷
人が
05成果
結果と、その根拠。
- 3時間
30分→15分 作業時間（1日あたり） 事 例資料の 記載 - ゼロヒューマンエラー
（転記ミス） 事 例資料の 記載 - 不要に
他部署の 事指示 書作成作業 例資料の 記載
この
事例の 当たり前にポイント なっている 手順が、 効率的とは 限りません。 Excel に 組み込む 導入しやすい 仕組みで、 システム化に 比べて ずっと 低い 費用で、 使い慣れた 帳票の まま 必要な 機能だけを 足せます。
06削減
一度作れば、 毎日 効き続ける。
一度
- 1日あたりの
削減 - 3時間
15分 事 - 年間の
削減 見込み - 約780時間 3時間
- 人件費に
換算すると - 年約156万円分 約780時間 × 時給2,000円
試算の
07ミス1件の
ミスは1件で、 これだけ 人を動かす。
誤配送が
| 1件ごとに | 人数 | 時間 |
|---|---|---|
| 発覚と | 2人 | 1時間 |
| 正しい | 2人 | 1時間 |
| お客様への | 1人 | 1時間 |
| 再発防止の | 3人 | 1時間 |
| 再発送・回収の | 3,000円 | |
| 1件あたり | 延べ8時間 | |
| 年 | 約57,000円／年 | |
想定の
金額にしにくい、本当の損失
- お客様の
評価が 下がり、 次の 注文が 入りに くくなる - 取引先の
信用が 下がり、 取引そのものを 見直されかねない - ミスを
恐れて 確認が 二重・ 三重に なり、 作業が さらに 重くなる
なぜ、
もう 起きないのか 依頼書を 人が 読んで 別の 画面に 打ち直す 工程そのものを、 無くしました。 データは 基幹システムと 依頼書から 直接 読み込むので、 写し間違いは 起こりようが ありません。 人が 行うのは、 一覧を 見て 確かめる ことだけです。
08
使った技術
Excel VBAODBCラベルプリンタ
09関連する
