「あの仕事、なぜ1時間かかるのか」が見える化できるようになりました。
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「見積もり1件の作成に20分」。その20分の"中身"を知りたい
業務改善のご相談をいただくとき、私たちが必ず最初にぶつかる壁があります。
それは、現場の業務が「名前」でしか語られないことです。
- 見積作成：20分
- 受注処理：15分
- 顧客対応：1時間
ヒアリングや日報で出てくるのは、およそこの粒度です。ですが本当に知りたいのは、その「20分」の中で何が起きているか、です。
実はこの20分を分解すると、こうなっていることがあります。
| 作業の中身 | かかっている時間 |
|---|---|
| メールで条件を確認 | 1分15秒 |
| 社内データで価格表を検索 | 3分20秒 |
| 送料を別サイトで確認 | 2分25秒 |
| Excelに転記・整形・資料化 | 8分30秒 |
| 基幹システムへ入力 | 2分10秒 |
| メールで送信 | 2分20秒 |
よくあるケースは5分強で完了。しかし特殊ケースにあたると確認に時間が掛かりますので、その平均値としての参考時間です。
そして見積作成は、大きく6つの工程に分かれていました。しかし、本当に知りたいのは、その一歩先。一つひとつの工程の中で、実際にどんな操作をしているのかです。そこまで見えて初めて、「この工程は自動化できる」「これは人の判断が必要だから残す」と、工程ごとに見極められます。工程の名前と時間を並べただけでは、まだ改善の手は打てません。
この"工程の中身"までを、誰の手も煩わせずに見えるようにするのが WorkVisualizer です。私たちが業務改善コンサルティングの現場で「現状を正確に把握したい」と思い続けた結果、自社開発しました。
なぜ「解剖」と言えるのか——さらに深く業務に潜り込む
先ほどの表は、まだ入口にすぎません。本当の強みは、この1行をさらに開けることにあります。
1コマずつ"巻き戻して"見ていくと、たとえばこんな光景が見えてきます。
- ブラウザで価格表サイトを開き、品番を検索している
- 出てきた数値をドラッグでコピーする
- Excelに切り替えて貼り付ける
- 桁や単位が崩れるので、手作業で直している
- さらに基幹システムに切り替えて、同じ数字をもう一度、今度は手で打ち直している
最短1秒間隔という細かさで画面を画像として記録できるからです。設定した間隔ごと、そして操作のあった瞬間に1枚ずつ残るので、後からいつでも"その時の画面"に戻って確認できます。難しい設定も、現場の手間も要りません。
ここで分かるのは、これまでの担当者の大変さです。
ミスが許されないので、画面を行き来し、桁を合わせ、二度三度と確認しながら、ていねいに手を動かす。心理的な負担も大きいでしょう。
問題は、その丁寧な作業が「人が手でやるしかない状態」のままになっていること——つまり仕組みの側にあります。
解剖すると、20分の多くが「人が判断している時間」ではなく「決まった手順をなぞる手作業」に使われていると見えてきます。ここを仕組みに任せれば、人にしかできない仕事に時間を使ってもらえるはずです。
これが、私たちが「解剖」と呼ぶ理由です。業務に名前をつけて時間を測るだけでなく、その内側のどこが"判断"で、どこが"手作業"なのかまで見分けられるのです。
では逆算です。この20分を5分まで縮めるには、何をすればいいのか。中身が分かっていれば、設計図はこう描けます。
― 改善後の見積作成（設計例）―
- 〈人〉お客様の条件を入力する
- 〈システム〉価格・送料をマスターから自動で参照し、計算する
- 〈システム〉見積書を発行し、確認メールの下書きに添付する
- 〈人〉内容をチェックし、問題なければ送信する
人の出番は、最初の「入力」と最後の「チェック」だけ。これで「20分 → 5分以下」が現実的な目標になります。
入力はOCRで自動化することもできますが、精度・品質と費用対効果を総合的に見て「ここは人が担当する」と割り切る場合もあります。なんでも自動化しないのも、ひとつの判断です。
そして、この設計図が描けるのは、最初に業務を"解剖"して中身を正確につかんでいるから。現状が曖昧なままでは、どこを変えれば効くのかも分かりません。WorkVisualizer の役割は、その"正確な現状把握"です。
こちらは閲覧用のビューワーのアプリです。
- タイムラインで、色でどのアプリを使ったか・高さで操作量の多さを俯瞰できる
- タイムライン上をマウスでホバーすればサムネイルが切り替わり、大まかな流れを高速で把握できる
- 詳しく見たいポイントは、高精細画像で細部まで確認できる
経営管理層にとっての3つの価値
1. 改善の"宝の地図"が手に入る
二重入力、転記作業、非効率な業務フロー、無駄なアプリの行き来——。「なんとなく無駄が多い気がする」を、データに基づく具体的な改善ポイントに変えます。どこから手をつければ投資対効果が高いか、優先順位がつけられます。
2. 属人化・ベテランの"暗黙知"が見える
「あの人にしかできない仕事」が、なぜその人にしかできないのか。手順そのものが記録に残るため、マニュアル化・引き継ぎ・教育の材料になります。退職や異動のリスク対策にもなります。
3. 現場の負担はゼロ
記録は自動。日報もメモも不要です。「業務改善のために毎日記録をつけてください」とお願いした瞬間、それ自体が新しい負担になります。WorkVisualizer は、いつも通り仕事をするだけで現状把握が完了します。
こちらは記録用のレコーダーのアプリです。
- 動画を採用しないのは、低スペック端末でも負荷をかけず、業務の邪魔をしないためです。
- 差分管理で変化がなければ記録しないので容量負担も抑えます。（上図内の最大目安の50%以下に収まることが多い）
- 一時停止、タイマー、マシン負荷表示などユーザー補助機能も備えます。
実際に何が記録されるのか（安心してお使いいただくために）
経営者の方が一番気にされるのは「やりすぎた監視にならないか」という点です。
記録するもの
- 使っていたアプリ名・ウィンドウのタイトル
- キー操作・クリックの「回数」（操作の活発さの指標）
- 設定した間隔（1・5・10・30秒）ごとの画面のようす
記録しないもの
- 音声・カメラ映像
- パスワード入力欄（伏字のため読み取れません）
そして重要な点として、データはお客様の社内パソコンに保存され、インターネットへ送信されることは一切ありません。外部サーバーにも送られません。安心してご利用いただけます。
導入時には、対象となる従業員の方への目的説明と同意取得を必ず行ってください。「業務効率の改善が目的であり、個人評価には使わない」ことを明確にした上で運用することで、現場の納得感を保ちながら、確かなデータが集まります。
使い方はシンプルです
- 配布されたアプリを起動し、最初に一度だけ初期設定（名前など識別できる情報を入力するだけ）。
- あとはいつも通り業務をするだけ。記録は自動で進みます。
- 一定期間の記録データを当社にお預けください。
- 当社が分析し、改善ポイントと自動化の候補をまとめたレポートをご提出します。
※ご要望によっては貴社内で一緒に確認し、了承を得たデータだけを持ち帰らせて頂く対応も可能です。
御社の業務を"解剖"してみませんか
「うちの業務、本当はどこに時間を使っているんだろう？」 「改善したいけれど、どこから手をつければいいか分からない」
そんな方は、ぜひ一度ご相談ください。実際に御社の業務を記録・分析し、改善の余地がどこにあるかを具体的なレポートでお見せします。
業務効率化もAI活用も、まずは正確な現状把握から。ヒアリングでは見つからない、業務の真実を発見しましょう。
👉 お問い合わせはこちらから： https://kiseeeen.co.jp/contact/
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