紙での情報管理はもう限界？紙業務のデメリットを考える
pfkbn172
業務で紙を使うシーンはまだまだあります。
自由に書き込めて、どこにでも持っていけるというメリットがあるので状況によっては紙を使うということが正解になる場合もありますが、絶対的にデジタルに置き換えた方が良い業務もあります。
今回はその判断材料となる「紙で行う業務のデメリット」を整理します。
情報の検索・共有に時間がかかる
紙ベースの管理 では、必要な情報を探すだけで 数分〜数十分 かかることも珍しくありません。
書類の山の中から 「どこにあるかわからない」 状態が続くと、以下の問題が発生します。
- 社内の情報共有が遅れる → 意思決定のスピードダウン
- ファイル紛失のリスク → 必要な情報が見つからずトラブルに
【実例】 「A社では受注書をファイリングしていたが、過去の注文内容を探すのに毎回20分以上かかっていた。」
手書きによる記入ミス・転記ミスが発生
紙への手書きや、複数帳簿への転記 は ヒューマンエラーの温床 です。
特に以下のような業務では、ミスが命取りになるケースもあります。
- 受発注管理： 数字の誤記入 → 納品ミス
- 在庫管理： 数量の転記ミス → 欠品・過剰在庫
- 勤怠管理： 記録ミス → 給与計算の誤り
そもそもこの転記作業にかなりの時間が掛かります。
ヒューマンエラーが起こらないように注意を払っていても、毎日同じような転記作業を100件していれば、月でおよそ2000件、年では24000件、ミスなくやり続けるというのは至難の業です。
【実例】 「B社では在庫台帳を手書きで管理していたが、慢性的に発注ミスが出て、納期遅延のトラブルが発生していた。」
保管スペース・コストがかさむ
紙の書類・帳票 は、保管スペースと管理コストを増大させます。
- 保管場所： 書類棚・倉庫の維持管理
- 紙代・印刷コスト： 年間◯万円単位のコスト増
- 書類の劣化・破損リスク： 長期保存が困難
コピー代は必要経費と決めかかって毎日大量の印刷をしている職場はたくさんあります。
【実例】 「C社では5年分の紙資料を保管していたが、倉庫スペースの確保に年間約100万円のコストがかかっていた。」
情報の更新・共有が遅れる
紙で管理していると、情報の更新がリアルタイムで反映されません。
情報更新は手で書き加えて、共有となると印刷し直して配布して、、、かなりの労力になり億劫なので共有を怠ってそれが問題に、、、といったことがありませんか？
- 受注状況の確認： 営業・製造部門間のタイムラグ
- 最新在庫情報の把握： 手作業の更新ミスで発注遅延
- 勤怠データの集計： 給与計算の遅れ
【実例】 「D社では紙の発注書を回覧していたが、情報更新の遅れで納品ミスが続出。」
災害・事故で一瞬にして情報喪失のリスク
- 火災・水害・紛失 などの災害時に、紙の情報は一瞬で失われます。
- バックアップがない場合、業務の再開までに膨大な時間とコストがかかります。
【実例】 「E社では重要書類を紙で管理していたが、水害で保管書類の70％以上が消失。」
DX化による改善
| 紙での業務 | DX化 |
|---|---|
| 情報の検索・共有に時間がかかる | 検索は必要なものを即座に表示できるので、蓄積したデータの有効活用が可能。 |
| 手書きによる記入ミス・転記ミスが発生 | 入力作業は一度だけに集約、その後は同じ情報を使い回すだけ。法則性があるならデータチェックの自動化も。転記ミス等のヒューマンエラーをなくす。 |
| 保管スペース・コストがかさむ | 紙資料なら巨大な倉庫が必要な量でも１台のHDDで十分。 |
| 情報の更新・共有が遅れる | 共有はリアルタイムに全員に反映される。どの業態でも課題の情報の伝達という問題を払拭。 |
| 災害・事故で一瞬にして情報喪失のリスク | クラウドで物理筐体がデータセンターにあれば、あらゆる災害リスクを考慮しているので非常に安全。更に冗長化でリージョンを分ければデータの消失リスクは限りなく０に近い。 |
DX化することで劇的に改善できるポイントが多くあります。
しかし、ここまでの話とは逆説的になりますが紙業務が完全に悪だという訳ではありません。
各業務の目的や手段を棚卸しし細分化し見直して、適材適所で効果のあるところだけDX化してハイブリッドで考えるべきで、そのために紙とデジタルの長所短所を理解することが重要になります。
